Регламент-руководство по документообороту в кофейне

Здесь описан порядок действий при работе с документами в кофейне: товарная накладная, акт о выполненной работе, письма-уведомления, счет-фактура

ПРИЕМКА ПОСТАВКИ/УСЛУГ

Верные действия

Сотрудник на смене:

  •  Проверяет количество товара/услуг по накладной/акту выполненных работ/прочее — пересчитывает бутылки/пачки, сверяет фактическое предоставление указанных услуг
  • Сравнивает адрес доставки с фактическим — корректирует при необходимости
  • Исправляет ошибки в накладной вручную (в обеих копиях) и подписывает
  • Подписывает обе копии (дата, фамилия, должность, подпись)
  • Ставит печать на обе копии
  • Возвращает одну копию поставщику, вкладывает вторую в синюю папку
Сообщает специалисту по документообороту, если:
  1. что-то не совпадает
  2. нет синей папки
  3. поставщик дал лишнюю накладную 

Ошибочные действия

Сотрудник на смене:

  • Подписывает не глядя
  • Не проверяет количество/выполнение
  • Подписывает только одну копию
  • Не ставит дату или фамилию
  • Не ставит печать
  • Принимает товар не на свою точку (другой адрес)
  • Не сообщает о лишних накладных
  • В случае расхождений — ничего не пишет, просто принимает 

ПЕРЕДАЧА В АРХИВ

Верные действия

СОТРУДНИК ПОСЛЕ ПРИЕМКИ:

  • Не теряет документы
  • Не пачкает документы (не кладёт их на мокрую стойку, в мусор, за кофемашину и т.д.)
  • Оставляет накладную на видном месте (если нет папки — на кассе, не в ящиках)
  • Прикладывает аккуратно сложенный документ без разрывов и помятостей. 

ОШИбочные действия

сОТРУДНИК ПОСЛЕ ПРИЕМКИ

  •  Выкидывает накладную
  • Заливает накладную кофе, сиропом или водой
  • Кладёт накладную в непредназначенное место (ящик с ингредиентами, под тачку, на склад и т.д.)
  • Кладёт накладную в карман или кошелёк
  • Заворачивает в накладную продукты
  • Передаёт накладную с чужим заказом
  • Складывает из документа оригами 

КОММУНИКАЦИЯ СО СПЕЦИАЛИСТОМ

ВЕРНЫЕ ДЕЙСТВИЯ

Сотрудник связывается со специалистом, если:

  • неясно, что подписывать
  • привезли другой товар
  • накладная выглядит подозрительно (например, на 3 листа и с другой суммой) 

ОШИБОЧНЫЕ ДЕЙСТВИЯ

ОТСУТСТВИЕ КОММУНИКАЦИИ.
сОТРУДНИК:

  • Молчит, если товар не тот
  • Боится написать специалисту или в чат
  • Игнорирует просьбы о корректной работе с документами
  • Подписывает за другого человека
  • Просит грузчика “оставить всё как есть” и просто убегает от поставки